Düğünlerde Hassas Malzeme Takibi

Düğünlerde Hassas Malzeme Takibi :
Envanter ve Stok Yönetimi Protokolü

Lüks düğün organizasyonları için kullanılan envanter ve malzemeler, yalnızca miktarca fazla olmakla kalmaz, aynı zamanda yüksek maliyetli, özel tasarım ve zaman kısıtlamalı ürünlerdir. Düğün günü bir parça özel porselenin eksik olması, özel tasarım masa örtüsünün kaybolması veya teknik ekipmanın yanlış mekâna gönderilmesi gibi hatalar, organizasyonun kalitesini ve bütçesini doğrudan etkiler.
Envanter ve Stok Yönetimi Protokolü, La Vita Wedding‘in, her bir hassas malzemenin (özellikle kiralık ve iade edilebilir ürünlerin) organizasyonun her aşamasında (depolama, taşıma, kurulum, söküm ve iade) hatasız bir şekilde takip edildiğini ve yönetildiğini gösterir. Bu protokol, maliyet kontrolünü sağlamanın ve çiftin sözleşmeye dahil ettiği her detayın eksiksiz uygulanmasının garantisidir. La Vita Wedding, bu süreçte Dijital Varlık Takip Sistemi, Üç Aşamalı Sayım Protokolü ve Hasar/Kayıp Kayıt Mekanizmasi adımlarını uygular.

La Vita Wedding olarak biz, bu protokolü, düğününüz için ayrılan her yatırımın doğru yerde, doğru zamanda ve doğru durumda olmasını sağlayan finansal ve operasyonel disiplin olarak konumlandırıyoruz. İşte bizim kontrolümüzde uygulanan temel envanter yönetimi adımları:

1. Dijital Varlık Takip Sistemi Protokolü: Barkodlama ve RFID (The Digital Asset Tracking System)

Envanter takibinde insan hatası minimize edilmelidir.
Hassas Etiketleme: Yüksek değerli tüm kiralık envanter (avizeler, özel vazolar, elektronik sistemler) ve La Vita Wedding’e ait ekipmanlar, QR kod veya RFID etiketleriyle dijital olarak etiketlenir. Bu etiketler, malzemenin anlık konumunu ve durumunu sisteme kaydeder.
Gerçek Zamanlı Durum Kontrolü: Lojistik ekibi, yükleme/boşaltma ve mekân kurulumu sırasında bu etiketleri okuyarak, hangi malzemenin mekânda, hangisinin yolda veya depoda olduğunu anlık olarak görüntüler. Operasyonel takip sistemleri ve lojistik uygulamaları için Denizli Organizasyon’un teknolojik altyapısından faydalanılır.

2. Üç Aşamalı Sayım Protokolü: Kontrol Noktaları (The Three-Phase Counting Protocol)

Malzemeler birden fazla kontrol noktasından geçmelidir.
Faz 1 – Çıkış Sayımı: Malzemeler depodan yüklenirken, giden miktar ve durum, sorumlu ekip lideri tarafından bir kez sayılır ve dijital olarak kayıt altına alınır.
Faz 2 – Mekân Sayımı: Malzemeler mekâna ulaştığında, mekân sorumlusu ve kurulum ekibi tarafından ikinci bir sayım ve görsel hasar kontrolü yapılır.
Faz 3 – İade Sayımı: Düğün sonrası söküm sırasında, tüm iade edilecek malzemeler toplanırken üçüncü ve son sayım yapılarak, eksik veya hasarlı ürünler belirlenir. Bu üç aşamalı denetim sistemi, kayıp riskini en aza indirir.

3. Hasar/Kayıp Kayıt Mekanizması Protokolü: Anlık Raporlama (The Damage/Loss Recording Mechanism)

Hasarların tespiti ve belgelenmesi hayati önem taşır.
Fotoğraflı Belgeleme: Sayım sırasında veya kurulum esnasında hasarlı veya kayıp olduğu tespit edilen her malzeme, anında fotoğraflanır ve konumu, saati ve tahmini nedeni belirten bir raporla KKM’ye iletilir.
Sorumluluk Zinciri: Kayıp/hasar durumunda, malzemenin en son kimin sorumluluğunda olduğu (taşıyıcı, kurulum personeli, mekân) tespit edilerek mali sorumluluk belirlenir. Şeffaf raporlama ve veri yönetimi için Loca Medya’nın kriz raporlama sistemleri kullanılır.

4. Sıcaklık ve Nem Kontrol Protokolü: Hassas Ürün Koruma (The Temperature and Humidity Control Protocol)

Bazı malzemeler çevresel faktörlere karşı hassastır.
Depolama Denetimi: Taze çiçekler, özel pastalar, hassas kumaşlar (ipek, kadife) ve sanat eserleri gibi malzemelerin geçici depolandığı alanların sıcaklık ve nem seviyelerinin, ürünün bozulmasını önleyecek standartlarda olduğu sürekli kontrol edilir.
Taşıma Esnasında İzolasyon: Hassas malzemelerin taşınması sırasında, termal yalıtımlı veya iklim kontrollü araçların kullanılması zorunludur. Bu, özellikle yaz aylarında hayati öneme sahiptir. Bu hassas süreç, gıda güvenliği protokolümüz ile entegredir.

5. Tüketilebilir Stok Yönetimi Protokolü: Sarf Malzemeleri (The Consumable Stock Management Protocol)

Küçük sarf malzemeleri genellikle göz ardı edilir.
Minimum Stok Seviyesi: Peçeteler, mumlar, küçük hediyelikler, ilk yardım malzemeleri ve yedek piller gibi sarf malzemeleri için kullanım oranına göre bir minimum stok seviyesi (Reorder Point) belirlenir.
Kayıp Önleme: Misafirlerin veya personelin kullanabileceği küçük eşyaların, hırsızlık veya yanlış yere konma riskini azaltmak için, sadece yetkili personel tarafından erişilebilir alanlarda tutulması sağlanır.

La Vita Wedding‘in Envanter ve Stok Yönetimi Protokolü, lüks organizasyonunuz için tedarik edilen her bir detayın sayıldığını, korunduğunu ve bütçeye uygun olarak yönetildiğini kanıtlar. Bizimle çalışmak, hiçbir detayın kaybolmayacağı veya unutulmayacağı anlamına gelir.