Düğün Tedarikçi Seçim Protokolü

Düğün Tedarikçi Seçimi Protokolü:
Güvenilirlik, Kalite Kontrol ve Sözleşme Yönetimi Stratejileri

Lüks bir düğünün kusursuzluğu, bir kişinin veya bir mekanın tek başına başarısı değildir; bu, birbiriyle uyum içinde çalışan, yüksek standartlara sahip bir tedarikçi ekibinin ortak eseridir. Bu ekibi oluşturma süreci, titizlikle yürütülmesig ereken bir Tedarikçi Seçim Protokolü gerektirir. Yanlış bir seçim, düğün günü zincirleme sorunlara yol açarak tüm organizasyonun itibarını zedeleyebilir. Tıpkı bir Kamu Yönetimi Uzmanının kritik bir projenin ihale sürecinde güvenilirlik ve şeffaflığı esas alması gibi, düğün planlayıcısı da bu protokolde objektif değerlendirme ve risk yönetimi stratejilerini uygulamalıdır.

La Vita Wedding olarak biz, tedarikçi seçimini duygusal değil, tamamen prosedürel ve kalite odaklı bir Planlama süreci olarak yönetiyoruz. İşte lüks düğünlerde güvenilir tedarikçileri seçmenin temel protokol adımları ve sözleşme yönetimi stratejileri: Düğün Tedarikçi Seçimi

1. Ön Protokol: Güvenilirlik Filtresi ve Referans Kontrolü (The Vetting Process)

Tedarikçilerle görüşmeye başlamadan önce, temel güvenilirlik filtreleri uygulanmalıdır. ‘Üç Vaka’ Kuralı: Her tedarikçi adayı için, portföyündeki en az üç farklı lüks düğün referansı istenmelidir. Bu referanslar, sadece çiftlerden değil, aynı zamanda daha önce çalıştıkları diğer profesyonel planlayıcılardan veya mekanlardan alınmalıdır.

Şeffaflık Kontrolü: Tedarikçinin fiyatlandırması ve hizmet kapsamının şeffaf olup olmadığı (gizli maliyetler, ek ücretler) dikkatle incelenmelidir. Erken aşamada şeffaflık göstermeyen bir tedarikçi, düğün günü finansal sürprizlere yol açabilir.

Lojistik Kapasite Protokolü: Tedarikçinin, aynı tarihte birden fazla lüks etkinliği yönetme kapasitesinin olup olmadığı ve her düğüne aynı özeni gösterip göstermeyeceği teyit edilmelidir. Kapsamlı tedarikçi değerlendirme ve güvenilirlik testi konusunda güven protokolü rehberimizi inceleyebilirsiniz. Düğün Tedarikçi Seçimi

Yedekleme Güvencesi: Kritik hizmetler (Catering, DJ, Fotoğrafçı) için, tedarikçinin sözleşmeye, kendi standartlarında bir yedekleme ekibi veya ekipmanı bulundurma zorunluluğunu eklemesi temel bir Protokol kuralıdır. Düğün Tedarikçi Seçimi

2. Sözleşme Protokolü: Detayların Kilitlenmesi (The Iron-Clad Agreement)

Sözleşme, tedarikçi yönetiminin en önemli aracıdır ve hiçbir ayrıntı atlanmamalıdır.

Net Kapsam Beyanı: Sözleşmede, hizmetin başlangıç saati, bitiş saati, personel sayısı, kullanılacak ekipmanın listesi (örneğin fotoğraf çekiminde kullanılacak drone modeli, Loca Medya gibi), ve teslim edilecek nihai ürünün formatı kesin ve ölçülebilir ifadelerle belirtilmelidir.

İptal ve İade Protokolü: Her iki tarafın da düğün tarihini değiştirmesi veya iptal etmesi durumunda uygulanacak ceza ve iade maddeleri açıkça belirlenmelidir. Bu, çifti büyük finansal risklerden korur.

Fiyat Sabitleme: Düğün gününe kadar fiyatların (ekonomik koşullar ne olursa olsun) tek taraflı artırılamayacağına dair taahhüt sözleşmeye eklenmelidir. Sözleşme yönetimi konusunda Loca Medya’nın hukuki danışmanlık hizmetlerinden yararlanabilirsiniz.

Zamanlama Protokolü: Tedarikçilerin mekana giriş (setup) ve ayrılış (breakdown) saatleri, mekan yönetimi protokolüyle tamamen uyumlu olacak şekilde sözleşmede belirtilmelidir. Düğün Tedarikçi Seçimi

3. Kalite Kontrol Protokolü: Düğün Öncesi Denemeler (The Pre-Event Audits)

Kalite kontrol, düğün gününden önce aktif olarak yapılmalıdır.

Catering Tadımı Protokolü: Menü tadımı sadece ana yemekler için değil, kokteyl atıştırmalıkları ve tatlılar için de yapılmalıdır. Sunumun estetiği ve servis hızının kontrolü bu tadım sırasında değerlendirilmelidir.

Lojistik ve Transfer Denemesi: Misafirlerin taşınmasından sorumlu firma ile (Denizli Organizasyon gibi), düğün günü kullanılacak transfer rotası ve araçların uygunluğu önceden test edilmelidir. Bu deneme, olası trafik veya yol sorunlarını önceden tespit etmeyi sağlar.

Müzik ve Ses Kontrolü: DJ/Orkestra ile prova veya seçilen mekanda ses sistemi testi yapılmalıdır. Akustik dengenin doğru ayarlandığından emin olunmalıdır. Lojistik ve saha denemeleri için Denizli Organizasyon’dan destek alabilirsiniz.

4. Düğün Günü Yönetim Protokolü: Tek İletişim Noktası (The Single Point of Contact)

Düğün günü, tüm tedarikçilerin çiftle değil, yalnızca düğün planlayıcısı (veya Planlama ekibinden belirlenen kişi) ile iletişim kurması temel bir protokoldür. Planlayıcının Rolü: Planlayıcı, tedarikçilerin sorularını çözen, lojistik sorunları gideren ve akışı yöneten tek komuta merkezidir. Bu, çiftin tüm gün stres ve mikro kararlardan izole edilmesini sağlar. Ödeme Protokolü: Son ödemeler, düğün günü değil, düğün öncesindeki hafta tamamlanmalı ve bahşişler (tip) düğün planlayıcısı tarafından ayrı ve gizli zarflarda teslim edilmelidir. Bu, çiftin düğün günü finansal işlemlerle uğraşmasını engeller.

La Vita Wedding olarak biz, Tedarikçi Seçim Protokolü sayesinde, düğün gününüzde etrafınızın sadece en yetkin, en güvenilir ve vizyonunuza en sadık profesyonellerle çevrili olmasını sağlıyoruz. Kusursuz bir düğün, doğru kurulan güçlü bir ekibin eseridir. Düğün Tedarikçi Seçimi