Düğün Acil Durum Protokolü

Düğün Acil Durum Protokolü:
Kriz Yönetimi, Hava Durumu Değişiklikleri ve Düğün Günü ‘Plan B’ Stratejileri

Lüks bir düğün planlaması ne kadar kusursuz yapılırsa yapılsın, beklenmedik krizler her zaman organizasyonun görünmez bir parçasıdır. Hava durumu değişikliklerinden tedarikçi aksaklıklarına kadar her an ortaya çıkabilecek bu durumlar, profesyonel bir Acil Durum Protokolü ile yönetilmelidir. Gerçek lüks, krizin hiç yaşanmaması değil, yaşandığında misafirlerin ve çiftin durumu asla fark etmemesidir. Tıpkı bir Kamu Yönetimi Uzmanının afet yönetiminde hız ve etkinliği ön planda tutması gibi, düğün planlayıcısı da bu protokolde hızlı karar alma ve görünmez çözümleme yeteneğini kullanmalıdır.

La Vita Wedding olarak biz, her düğün için sadece bir ‘Plan A’ değil, aynı zamanda huzuru garanti eden sağlam bir ‘Plan B’ (ve bazen ‘Plan C’) hazırlıyoruz. İşte düğün günü kriz yönetimi ve gecikme önleme stratejilerinin temel Planlama adımları:

1. Hava Durumu Protokolü: Erken Tahmin ve Çifte Mekan Stratejisi (The Dual Venue Commitment)

Açık hava düğünleri için hava durumu riski, ilk aşamadan itibaren yönetilmelidir. ‘Plan B’ Mekan Protokolü: Mekan seçiminde, açık hava alanına ek olarak, ani yağmur, fırtına veya aşırı sıcak/soğuk durumunda kullanılabilecek aynı zarafet ve kapasiteye sahip kapalı bir yedek alan (Salon/Teras) belirlenmelidir. Bu yedek alan, düğün gününe kadar rezerve edilmiş ve hazır tutulmalıdır. Tahmin Protokolü: Hava durumu tahmini, düğünden 72 saat önce (3 gün) kesinleştiğinde, ‘Plan B’ye geçiş kararı alınmalıdır. Bu kararın alınması, lojistik geçiş için gerekli minimum süredir. Çift, bu lojistik karardan tamamen izole edilmeli, sadece planlayıcının “Geçiş tamamlanmıştır” bilgisini almalıdır. Hava durumu geçiş lojistiği için Denizli Organizasyon’dan destek alabilirsiniz.

Isı Protokolü: Aşırı sıcak (35°C üzeri) veya soğuk durumlarda, misafirlerin oturacağı alanlara portatif klimalar, vantilatörler veya ısıtıcılar eklenmesi, misafir konforunu garanti eden bir protokoldür. Bu tür ekipmanların kiralama bütçesi, ‘Acil Durum Fonu’ndan karşılanabilir.

2. Tedarikçi Krizi Protokolü: Yedekleme Zinciri (The Backup Chain Strategy)

Ana tedarikçilerin (Fotoğrafçı, DJ, Kuaför) hastalanması veya lojistik bir sorun yaşaması durumunda devreye girecek ‘Yedekleme Zinciri’ oluşturulmalıdır. Kilit Tedarikçi Yedeklemesi: Düğün planlayıcısı, her ana tedarikçi (örneğin catering, müzik) için önceden görüşülmüş, sözleşme yapmaya hazır yedek bir firma listesi tutmalıdır. Bu firmalar, aynı hizmet standartlarına sahip olmalıdır. Acil Durum İletişim Protokolü: Düğün günü herhangi bir tedarikçiye ulaşılamazsa, 30 dakika içinde yedekleme zincirindeki firmanın devreye girmesi için iletişim protokolü (kimin kimi, ne zaman arayacağı) önceden yazılı olmalıdır. Fotoğraf/Video krizi yönetimi konusunda Loca Medya’nın profesyonel yedekleme planlarından faydalanabilirsiniz.

Gelinlik Protokolü: Son dakikada yırtılma veya leke gibi bir durum için, gelin odasında dikiş ve leke çıkarma konusunda deneyimli bir terzi/asistan (veya planlayıcı ekibinden bir görevli) hazır bulundurulmalıdır. Bu, panik anlarını önleyen bir Protokol önlemidir.

3. Lojistik ve Personel Krizi Protokolü (The Invisible Intervention)

Misafir veya personel kaynaklı mikro krizler, görünmez bir şekilde çözülmelidir. Misafir Krizi Yönetimi: Aşırı alkollü, uygunsuz davranış sergileyen veya küs olduğu bir misafirle karşılaşan misafir varsa, bu durumlara garsonlar veya güvenlik değil, özel olarak eğitilmiş, kriz yönetiminde yetkili bir Planlama personeli müdahale etmelidir. Müdahale, misafirin onurunu zedelemeden, nazikçe ortamdan uzaklaştırmayı hedeflemelidir. Yedek Personel: Organizasyon ekibinde, planlanandan en az 2 kişi fazla personel (koordinatör veya lojistik destek) bulundurulmalıdır. Bu yedekler, anlık görev değişimleri veya personel hastalanmaları durumunda akışı aksatmaz. Lojistik krizlerde hızlı transfer sağlama konusunda Denizli Organizasyon’dan destek alabilirsiniz.

4. Finansal Kriz ve Belge Protokolü (The Paper Trail Guarantee)

Düğün günü tüm finansal ve yasal evrakların hazır olması, kriz çözümünü hızlandırır. Sözleşme ve Lisans Protokolü: Tüm tedarikçilerin sözleşmeleri, müzik yayın lisansları ve gerekli izin belgelerinin bir kopyası, düğün planlayıcısının yanında acil durum dosyasında (dijital ve fiziki olarak) bulunmalıdır. Acil Durum Nakit Protokolü: Küçük ödemeler, son dakika alımları veya beklenmedik bahşişler için güvenli bir zarf içinde, belirlenmiş bir miktar nakit hazır bulundurulmalıdır. Bu nakit, Acil Durum Fonundan ayrıdır ve sadece mikro çözümler için kullanılır.

La Vita Wedding olarak biz, Acil Durum Protokolü sayesinde, düğün gününüzdeki her senaryoya (mükemmel veya krizli) karşı tamamen hazırlıklı ve huzurlu olmanızı sağlıyoruz. Bizimle, tek odak noktanız, evliliğinizin başlangıcını kutlamak olacaktır.