Düğünlerde İptal ve Erteleme Lojistiği Protokolü
Düğünlerde İptal ve Erteleme Lojistiği Protokolü:
Malzeme Kurtarma ve Depolama
Lüks düğün organizasyonlarında, nadir de olsa, doğal afetler, pandemi benzeri küresel krizler veya kişisel sebepler nedeniyle düğünün son dakikada iptal edilmesi veya ertelenmesi gerekebilir. Bu duygusal açıdan zorlayıcı süreç, aynı zamanda devasa bir lojistik operasyonu tetikler: Yolda olan tırların durdurulması, bozulabilir gıdaların yönetimi, kiralanan malzemelerin iadesi ve finansal kayıpların minimize edilmesi.
İptal ve Erteleme Lojistiği Protokolü, La Vita Wedding‘in, beklenmedik bir iptal durumunda bile paniğe kapılmadan, soğukkanlı ve sistematik bir ‘geri sarma’ (reverse logistics) operasyonu yürüttüğünü garanti eder. Bu protokol, kriz anında zararı en aza indiren ve varlıkları koruyan bir emniyet sübabıdır. La Vita Wedding, bu süreçte Acil Durdurma Zinciri, Varlık Kurtarma ve Depolama, Sosyal Sorumluluk Dönüşümü adımlarını uygular.
La Vita Wedding olarak biz, bu protokolü, en kötü senaryoda bile çiftimizin maddi ve manevi yükünü hafifleten profesyonel bir kalkan olarak konumlandırıyoruz. İşte bizim kontrolümüzde uygulanan temel iptal ve erteleme lojistiği adımları:
1. Acil Durdurma Zinciri Protokolü: Tedarikçi İletişimi (The Emergency Halt Chain)
Zamanlama, maliyet kurtarmada her şeydir.
Eş Zamanlı Bildirim: İptal kararı alındığı anda, Komuta Kontrol Merkezi (KKM) tarafından önceden belirlenmiş bir iletişim ağacı (call tree) devreye sokulur. Tüm tedarikçilere, nakliye firmalarına ve mekân yönetimine eş zamanlı olarak “DUR” emri verilir.
Yoldaki Yükün Yönetimi: O sırada yolda olan veya yüklemesi yapılan araçların geri döndürülmesi veya en yakın güvenli depoya yönlendirilmesi sağlanır. Bu hızlı reaksiyon, iade edilemeyen maliyetleri düşürür. Bu sürecin operasyonel yönetimi için Denizli Organizasyon’un lojistik ağı kullanılır.
2. Varlık Kurtarma ve Depolama Protokolü: Erteleme Yönetimi (The Asset Recovery and Storage)
Erteleme durumunda malzemelerin korunması gerekir.
Uzun Vadeli Depolama: Eğer düğün iptal değil de ertelenmişse, satın alınan ancak bozulmayan malzemeler (dekorlar, hediyelikler, özel üretim mobilyalar), La Vita Wedding’in veya anlaşmalı lojistik partnerlerinin iklim kontrollü depolarında, yeni düğün tarihine kadar güvenle saklanır.
Envanter Güncellemesi: Depoya kaldırılan her ürün, yeniden etiketlenir ve envanter yönetim protokolüne uygun olarak dijital kayıtlara işlenir.
3. Bozulabilir Ürün ve Sosyal Sorumluluk Protokolü: İsrafı Önleme (The Perishable Goods and Social Responsibility)
Gıda ve çiçeklerin çöpe gitmesi önlenmelidir.
Bağış Organizasyonu: Hazırlanmış ancak servis edilmemiş taze gıdalar ve kesilmiş çiçekler, çiftin onayı ile yerel barınaklara, aşevlerine veya hastanelere bağışlanır.Bu lojistik operasyon, kriz anında bile pozitif bir sosyal etki yaratılmasını sağlar.
Sözleşmesel Dönüşüm: Bazı durumlarda, catering firması ile yapılan anlaşmalar gereği, kullanılmayan hammaddelerin maliyetinin bir kısmı, ileri tarihli bir etkinlik için kredi olarak saklanabilir.
4. İade ve Geri Ödeme Lojistiği Protokolü: Finansal Geri Kazanım (The Return and Refund Logistics)
Mümkün olan en yüksek geri ödemeyi almak hedeftir.
Depozito Kurtarma: Kiralanan ekipmanların (ses sistemleri, çadırlar, jeneratörler) sözleşmelerde belirtilen “iptal bildirim sürelerine” sadık kalınarak hızla iade edilmesi, çiftin depozitolarını geri almasını sağlar.
Hukuki Destek: Mücbir sebeplerden kaynaklanan iptallerde, sözleşmelerdeki maddelerin çiftin lehine işletilmesi için hukuki uyum protokolümüz devreye girer.
5. Misafir Bilgilendirme ve Lojistik Yönlendirme Protokolü: Dijital Kriz Masası (The Guest Information and Logistics Guidance)
Misafirlerin mağduriyeti önlenmelidir.
Hızlı Dijital Duyuru: İptal veya erteleme kararı, SMS, e-posta ve düğün web sitesi üzerinden tüm misafirlere anında, nazik ve açıklayıcı bir dille duyurulur.
Konaklama ve Ulaşım İptali: Şehir dışından gelen misafirler için organize edilen otel rezervasyonları ve transfer araçlarının iptali, La Vita Wedding ekibi tarafından merkezi olarak yönetilir, böylece misafirlerin bireysel olarak uğraşması engellenir. İletişim altyapısı için Loca Medya’nın sistemleri kullanılır.
La Vita Wedding‘in İptal ve Erteleme Lojistiği Protokolü, en zorlu kararların alındığı anlarda bile sizin yanınızda olan, kaosu yöneten ve kayıpları en aza indiren profesyonel bir destek sistemidir. Bu protokol sadece bir kriz yönetimi planı değil, aynı zamanda olası bir iptal veya erteleme durumunda tüm lojistik zincirin anında ve kusursuz bir şekilde geri çekilmesini sağlayarak çiftin finansal ve operasyonel yükünü hafifleten kritik bir güvencedir. Bizimle çalışmak, sadece kutlamada değil, krizde de yalnız olmadığınızı bilmektir.