Düğünlerde Geri Bildirim ve Değerlendirme Protokolü

Düğünlerde Geri Bildirim ve Değerlendirme Protokolü:
Sürekli Mükemmelleşme Döngüsü

Lüks düğün Planlamasında bir etkinliğin bitişi, operasyonun sonu değil, sürekli mükemmelleşme döngüsünün başlangıcıdır. Her düğün, gelecek etkinlikler için değerli dersler ve kritik veriler sunan bir laboratuvar gibidir. Eğer bu veriler toplanmaz ve analiz edilmezse, hatalar tekrarlanabilir ve hizmet kalitesi durağanlaşır.
Geri Bildirim ve Değerlendirme Protokolü, La Vita Wedding‘in, çiftlerden, misafirlerden ve tedarikçilerden sistematik olarak veri topladığını, bu verileri analiz ettiğini ve organizasyonel süreçlerini sürekli olarak iyileştirdiğini garanti eder. Bu protokol, sadece olumlu yorumları değil, aynı zamanda “Neden?” sorusuna odaklanarak sistemdeki yapısal zayıflıkları da ortaya çıkarmayı amaçlar. La Vita Wedding, bu süreçte Üç Katmanlı Geri Bildirim Toplama, Kök Neden Analizi ve Süreç Revizyon Taahhüdü adımlarını uygular.

La Vita Wedding olarak biz, bu protokolü, sektördeki liderliğimizin ve hizmet kalitemizin en önemli itici gücü olarak konumlandırıyoruz. İşte bizim kontrolümüzde uygulanan temel değerlendirme adımları:

1. Üç Katmanlı Geri Bildirim Toplama Protokolü: 360 Derece Görüş (The Triple-Layer Feedback)

Verimli geri bildirim, farklı paydaşlardan toplanmalıdır.
Katman 1 (Çift Geri Bildirimi): Mümkünse, düğünden sonraki ilk hafta içinde, çiftle detaylı ve yapılandırılmış bir görüşme planlanır. Görüşme, planlama sürecinin her aşamasını (iletişim hızı, bütçe şeffaflığı, gün akışı) kapsayan bir anket üzerinden yürütülür.
Katman 2 (Tedarikçi Geri Bildirimi): Tedarikçi İlişkileri Yönetimi Protokolü uyarınca, lojistik kolaylıklar, zamanlama ve diğer ekiplerle işbirliği hakkında anonim veya direkt geri bildirim formları istenir.
Katman 3 (Misafir Geri Bildirimi): Özellikle VIP misafirlerden ve yakın aile üyelerinden, deneyimin kalitesine (yemek, müzik, personel hizmeti) dair doğrudan ve samimi görüşler alınır. Misafir akışı yönetimi gibi konularda akış yönetim protokolümüzden destek alabilirsiniz.

2. Kök Neden Analizi Protokolü: Hatanın Kaynağını Bulma (The Root Cause Analysis)

Hatalı sonuçların semptomları değil, asıl nedenleri belirlenmelidir.
Olay Kayıt Protokolü: Düğün günü boyunca meydana gelen her aksaklık veya sapma (küçük dahi olsa), olayın türü, süresi ve anında uygulanan çözüm ile birlikte detaylıca kaydedilir.
5 Neden Protokolü (5 Whys): Yaşanan olumsuz bir deneyim için, “Neden oldu?” sorusu ardışık olarak en az beş kez sorulur.
Örneğin: “Ses sistemi neden geç kuruldu?” Cevap: “Ekipman kamyonu gecikti.” Neden gecikti? “Yanlış yükleme noktası kullanıldı.” Neden yanlış yükleme noktası kullanıldı?…vb.
Bu analiz, hatanın sistemik bir sorundan mı yoksa tekil bir hatadan mı kaynaklandığını ortaya çıkarır. Acil durum çözümleri için anlık karar protokolümüzü inceleyebilirsiniz.

3. Süreç Revizyon Taahhüdü Protokolü: Değişimi Uygulama (The Process Revision Commitment)

Analiz edilen sorunlara kalıcı çözümler üretilmelidir.
Düzeltici Eylem Planı (D.E.P.) Protokolü: Kök neden analizinden elde edilen sonuçlar ışığında, benzer hataların gelecekte tekrarlanmasını önleyecek spesifik, ölçülebilir ve zaman çizelgeli düzeltici eylemler belirlenir. Bu eylemler, yeni bir tedarikçi eğitim modülü veya revize edilmiş bir lojistik kontrol listesi olabilir.
Personel Eğitimi Protokolü: Yeni süreçler ve protokol revizyonları, tüm planlama ekibine ve çekirdek tedarikçilere detaylı eğitimlerle aktarılır ve uygulanması taahhüt altına alınır. Bu sayede organizasyonel bilgi ve kalite sürekli olarak artırılır. Organizasyonel mükemmellik süreçleri için Loca Medya’nın eğitim süreçlerinden faydalanılabilir.

4. Başarı Ölçütlerinin Tanımlanması Protokolü: Neyi Ölçtüğümüz (The Success Metrics Definition)

Mükemmellik, somut verilerle tanımlanmalıdır.
Kilit Performans Göstergeleri Protokolü: Her düğün için, çift memnuniyeti puanı, bütçeden sapma yüzdesi, tedarikçi zamanında teslimat oranı ve kriz anı tepki süresi gibi sayısal KPG’ler belirlenir.
Kıyaslama (Benchmarking) Protokolü: Bu KPG’ler, La Vita Wedding‘in geçmiş düğün performansları ve sektördeki en iyi uygulamalarla düzenli olarak kıyaslanır. Bu karşılaştırma, hangi alanlarda lider olduğumuzu ve hangi alanların acil iyileştirme gerektirdiğini gösterir. Uluslararası etkinlik yönetimi standartları konusunda Denizli Organizasyon‘un deneyiminden yararlanılabilir.

La Vita Wedding‘in her etkinlikten sonraki Geri Bildirim ve Değerlendirme Protokolü, her düğünün sadece bir son değil, bir sonraki düğünün daha da mükemmel olmasını sağlayan bir öğrenme fırsatı olduğunu kabul eder. Bu sürekli mükemmelleşme döngüsü, bize sektördeki en yüksek kalite standardını koruma yeteneği verir ve çiftlerimize daima en iyi hizmeti sunacağımızın garantisidir.